(目的)

第1条　この規程は、文書類の収受及び配布、文書の作成、文書類の施行発送及び保存その他文書事務の処理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。

(文書取扱い要旨)

第3条　文書は、正確、迅速、ていねいに取り扱い、事務が円滑適正に行われるよう処理しなければならない。

(分散集中管理の原則)

第4条　文書の管理は、現年度、前年度については各課に分散管理し、その後書庫に集中して管理する。ただし、数年に及び継続する文書においては完結年度まで分散管理することができる。

(文書主管課長の職務)

第5条　文書主管課長は、文書事務の一般を総括するとともに村役場に到着する文書類の収受及び配布に関する事務を掌理する。

(主管課長の職務)

第6条　主管課長は当該主管課の文書経理簿により、当該主管課の文書類の処理経過を明らかにして文書事務を管理するとともに次に掲げる事務を掌理する。

(文書分類)

第7条　文書は、文書保存種別基準表に定める区分に従って分類整理し、処理するものとする。

(文書の記号番号)

第8条　文書には特に定めのあるものを除き、主管課の頭文字1字と番号を合わせて表示し、発送文書の場合には更に村名の頭文字1字と発の記号を併記する。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(文書類の開封及び収受)

第9条　村役場に到着した文書類は、当該主管課長が開封し、文書主管課長が収受する。

(文書主管課における収受文書類の登録及び取扱い)

第10条　文書主管課長が収受した文書類は、次の各号により処理する。

(登録を要しない文書)

第11条　収受すべき文書類のうち、次に掲げるものについては、第10条第1項の規定による処理及び登録を省略することができる。ただし、第1号又は第2号に掲げるものについては、文書又は封筒に収受印を押さなければならない。

(直接収受の禁止)

第12条　当該主管課において直接収受した文書類は、遅延なく文書主管課に回付し、第10条の規定による処理及び登録を終わらなければこれを処理してはならない。

(配布)

第13条　収受した文書類は、文書主管課から当該主管課へ配布する。

(配布を受けた文書の取扱い)

第14条　主管課長は、収受文書の配布を受けたときは、文書を点検し、当該主管課の業務に関する文書であることを確かめた後、文書経理簿(様式第2号)に次に掲げる事項を記載して文書を登録し、押印して上司の閲覧に供しなければならない。

(他の課に関係のある文書)

第15条　主管課長は、他の課に関係のある文書の配布を受けたときは、速やかに関係のある課(以下「関係課」という。)に連絡しなければならない。

(転送の禁止)

第16条　配布を受けた文書類で、当該主管課の主管に属さないものは、直ちに文書主管課長に返付し、各課で相互に転送することができない。

(文書の処理期日)

第17条　主管課長は、配布を受けた文書の処理を原則として5日以内に完了させなければならない。ただし、その文書の内容、性質により期限内に処理できないと認めるときは、期日を延長することができる。

(事案の処理と起案書)

第18条　事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。

(文書の作成)

第19条　起案文書は、次の各号により作成しなければならない。

(起案者の表示)

第20条　主管課長は、起案文書を査閲したときは、その保存種別を決定し、起案書の所定欄に記入するとともに、その文書が秘密の取扱いを要するものであるときはあわせてその旨を起案書に記入しなければならない。

(収受文書の添付)

第21条　収受文書に基づいて、処理した決裁文書には、当該収受文書を必ず添えなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第22条　秘密を要する文書は封筒に入れる等、秘密を保つことができる方法により取り扱わなければならない。処理後においてなお秘密を要する場合も同様とする。

(合議)

第23条　事案の処理施行が他の課に直接関係のある文書は、当該関係課に合議しなければならない。ただし、会議等において決定した事項は、関係課への合議を省略することができる。

(合議を受けた場合の処理)

第24条　前条の規定により合議を受けた関係課長は速やかに同意、不同意を決定するように努め、合議事項について異議があるときは主管課長に協議し、なお協議がととのわないときは、意見を付して上司の決裁を受けなければならない。

(合議文書の変更等の通知)

第25条　合議をした文書で、その後起案の趣旨が変更され、又は否決されたものは、その旨を合議済の関係課長に通知しなければならない。

(未処理文書の整理)

第26条　主管課において配布を受けた文書は、常にその処理状況が分かるように処理して定位置に保管しなければならない。

(自発的な発議文書の登録)

第27条　主管課が自発的に作成した決裁文書は、当該文書経理簿に次に掲げる事項を記載して文書を登録しなければならない。ただし、文書保存種別基準(別表)に定める文書のうち第3種以下の文書については、文書経理簿による登録を省略することができる。

(緊急文書の取扱い)

第28条　緊急に処理する必要があり、かつ、条例の手続きを経る暇のない事案は、直ちに口頭により決裁を受けて処理することができる。この場合においては、事後第17条以下の規定に準じて正規の手続を執らなければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第29条　決裁済文書は、主管課長において当該文書経理簿に決裁年月日を記入した上、施行を要する決裁文書は、直ちに浄書する。

(浄書)

第30条　主管課長は、施行を要する文書が決裁になったときは、直ちに担当者に浄書させなければならない。

(文書の施行者名)

第31条　文書の施行者は、村長の職氏名を用いなければならない。ただし、事案の性質により、副村長名、村名又は村役場名を用いることができる。

(文書の施行日)

第32条　文書の施行日は、主管課長が定める。

(公印)

第33条　施行する文書には、文書主管課長において公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書その他公印及び契印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。

(文書の発送)

第34条　施行する文書は、すべて文書主管課で発送するものとする。

(発送文書の取扱い)

第35条　発送を必要とする文書は、文書主管課で郵便受付簿(様式第4号)に必要事項を記載の上、発送することを原則とする。

(施行等の記録)

第36条　文書の施行及び発送等処理が完結したときは、当該主管課において文書経理簿に完結年月日を記入しなければならない。

(文書の完結日)

第37条　文書の完結日は、次の各号による。

(保存期間)

第38条　文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるもの(以下「法定期間」という。)を除くほか、次に掲げるものとする。

(保存種別の基準)

第39条　文書の保存種別の基準は、別表のとおりとする。

(保存期間の起算日)

第40条　文書の保存期間は、文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、出納の証拠書類は、当該出納に係る決算の終わった日の属する年度の翌年度4月1日からとする。

(文書の保管)

第41条　完結した文書は、主管課長において、文書分類表に基づいて分類整理し、必要により活用することができるように保管しなければならない。

(禁止事項)

第42条　保管文書にはこれを抜き取り、取りかえ、若しくは訂正してはならない。

(書庫)

第43条　文書を保存するため書庫を設置する。

(保存文書の引継ぎ)

第44条　第4条に規定する主管課において保存する期間を経過した文書は、これを書庫に保存する。ただし、このうち保存種別第4種に属する文書については、主管課長においてこれを審査し、廃棄するものとする。

(文書の廃棄)

第45条　保存期間を経過した保存文書は、主管課長が審査し、速やかに廃棄するものとする。

(文書廃棄上の注意)

第46条　廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあると認めるものは、その全部若しくは一部を塗り消し、切断し、又は焼却する等適当な方法により処理しなければならない。

(電子メールの利用)

第47条　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第48条　前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第49条　前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機械及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行文書の送信)

第50条　電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(電子メールの収受)

第51条　電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書と特定したものは速やかに紙に出力し、文書取扱者に提出しなければならない。