○神津島村文書管理規程

平成8年4月1日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条~第8条)

第2章 文書類の収受(第9条~第12条)

第3章 文書類の配布(第13条~第16条)

第4章 文書の処理(第17条~第26条)

第5章 文書の施行及び発送(第27条~第37条)

第6章 文書の整理保存(第38条~第46条)

第7章 電子メールの利用に関する特例(第47条~第51条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書類の収受及び配布、文書の作成、文書類の施行発送及び保存その他文書事務の処理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。

(1) 文書類、村の公務に関係のある文書等及び各種記録(印刷物、図面、図画、写真、フィルム、フロッピーディスク、録音テープ等)並びに郵送等による現金、有価証券類、小包、小荷物等をいう。

(2) 課及び主管課神津島村課設置条例(平成5年神津島村条例第11号)に定める課をいう。

(文書取扱い要旨)

第3条 文書は、正確、迅速、ていねいに取り扱い、事務が円滑適正に行われるよう処理しなければならない。

2 文書は常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

3 文書は、主管課長の承認を受けなければこれを庁外に持ち出し、関係者以外の者に示し又は写させてはならない。

(分散集中管理の原則)

第4条 文書の管理は、現年度、前年度については各課に分散管理し、その後書庫に集中して管理する。ただし、数年に及び継続する文書においては完結年度まで分散管理することができる。

2 集中管理する文書は、5年保存以上の文書に限る。

(文書主管課長の職務)

第5条 文書主管課長は、文書事務の一般を総括するとともに村役場に到着する文書類の収受及び配布に関する事務を掌理する。

2 文書主管課長は文書受付簿(様式第1号)により、文書類の収受の経過を明らかにして文書事務を管理しなければならない。

(主管課長の職務)

第6条 主管課長は当該主管課の文書経理簿により、当該主管課の文書類の処理経過を明らかにして文書事務を管理するとともに次に掲げる事務を掌理する。

(1) 当該主管課の起案文書の審査に関すること。

(2) 当該主管課の文書の施行及び文書類の発送に関すること。

(3) 当該主管課の文書の複製に関すること。

(4) 当該主管課の文書の保存に関すること。

(5) 当該主管課の文書の廃棄処分に関すること。

2 主管課長は、常に当該主管課における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書分類)

第7条 文書は、文書保存種別基準表に定める区分に従って分類整理し、処理するものとする。

2 文書保存種別基準は、別表に定めるものとする。

(文書の記号番号)

第8条 文書には特に定めのあるものを除き、主管課の頭文字1字と番号を合わせて表示し、発送文書の場合には更に村名の頭文字1字と発の記号を併記する。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

2 文書の収発番号は毎年4月1日に起こし、翌年3月31日に止め、各一連番号とする。

第2章 文書類の収受

(文書類の開封及び収受)

第9条 村役場に到着した文書類は、当該主管課長が開封し、文書主管課長が収受する。

(文書主管課における収受文書類の登録及び取扱い)

第10条 文書主管課長が収受した文書類は、次の各号により処理する。

(1) 収受した文書類は、余白に収受日付印を押し、文書受付簿に収受年月日、件名、記号番号及び発信年月日、発信者名を記載して、文書を登録すること。

(2) 登録をした文書類は、村長の閲覧に供すること。

2 2課以上に関係のある文書類は、その関係の最も深い課を決定して処理しなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず、親展文書その他開封を不適当と認められる文書は、文書経理簿に発信者名、受信者名及び収受年月日を記載して登録する。

4 秘密に属する文書は、登録完了後当該封筒を用いて再び封を施し、取扱者が認印を押すものとする。

5 現金、有価証券等は、会計管理者又は主管課出納員に配布し、現金、有価証券等整理簿(様式第3号)の所定欄に受領印を受ける。

(登録を要しない文書)

第11条 収受すべき文書類のうち、次に掲げるものについては、第10条第1項の規定による処理及び登録を省略することができる。ただし、第1号又は第2号に掲げるものについては、文書又は封筒に収受印を押さなければならない。

(1) 基本台帳に関係する届書、申請書、通知書

(2) 通知書、案内所その他これに類するもので軽易と認められるもの

(3) 新聞、雑誌その他これに類する印刷物

(4) 広告物その他これに類するもの

(5) 前各号に定めるもののほか、保管の必要を認めないもの

(直接収受の禁止)

第12条 当該主管課において直接収受した文書類は、遅延なく文書主管課に回付し、第10条の規定による処理及び登録を終わらなければこれを処理してはならない。

第3章 文書類の配布

(配布)

第13条 収受した文書類は、文書主管課から当該主管課へ配布する。

(配布を受けた文書の取扱い)

第14条 主管課長は、収受文書の配布を受けたときは、文書を点検し、当該主管課の業務に関する文書であることを確かめた後、文書経理簿(様式第2号)に次に掲げる事項を記載して文書を登録し、押印して上司の閲覧に供しなければならない。

(1) 文書の件名

(2) 文書の記号番号及び発信年月日

(3) 発信者名及び受信者名

(4) 文書の収受年月日

(5) 保存年限基準表に基づく分類

(6) 現金、有価証券類又は物品類についてはその種類、金額及び数量

(他の課に関係のある文書)

第15条 主管課長は、他の課に関係のある文書の配布を受けたときは、速やかに関係のある課(以下「関係課」という。)に連絡しなければならない。

(転送の禁止)

第16条 配布を受けた文書類で、当該主管課の主管に属さないものは、直ちに文書主管課長に返付し、各課で相互に転送することができない。

第4章 文書の処理

(文書の処理期日)

第17条 主管課長は、配布を受けた文書の処理を原則として5日以内に完了させなければならない。ただし、その文書の内容、性質により期限内に処理できないと認めるときは、期日を延長することができる。

(事案の処理と起案書)

第18条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。

2 決裁を受ける文書(以下「決裁文書」という。)は、すべて起案書を用いなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは、これによらないことができる。

(1) 軽易なもので、余白に起案印を押して処理できるもの

(2) 定例のもので、一定の簿冊により処理できるもの

(3) 別に定めのあるもの

(文書の作成)

第19条 起案文書は、次の各号により作成しなければならない。

(1) 文書の内容は、適法なものとすること。

(2) 文書の適切な内容を備え、十分な効果をあげられるようにすること。

(3) 文書は口語体で、常用漢字、現代仮名遣い、新送り仮名を用いるほか、正しい用字用語を用いること。

(4) 文書は簡明で、かつ、意思を正しくやさしく表現すること。

(5) 文書には内容の分かる標題をつけ、必要により起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法規等を記載し、関係文書、参考資料を添えること。

(6) 公布を必要とする文書は、公布文とともに記載すること。

(7) 2課以上に関係するときは、関係の最も深い課で起案し、関係課に合議すること。

(8) 同一事業で、決裁を重ねるものは、その完結にいたるまで関係文書を添えること。ただし、要領を記入して添付を省略することができるものは、この限りでない。

(9) 経由を必要とするものは、経由先を明示すること。

(10) 施行期日の予定されるものは決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。

(起案者の表示)

第20条 主管課長は、起案文書を査閲したときは、その保存種別を決定し、起案書の所定欄に記入するとともに、その文書が秘密の取扱いを要するものであるときはあわせてその旨を起案書に記入しなければならない。

2 担当者は主管課長及び係長の指示に従い、文書の分類記号番号、文書の種別、決裁区分、合議を必要とする場合は関係課名、取扱いの要領及び発送の要領を起案書の所定欄に記入しなければならない。

3 決裁区分の表示は、次の各号による。

(1) 村長の決裁を受けるもの 村

(2) 副村長の専決を受けるもの 副

(3) 主管課長の専決を受けるもの 課

4 合議を必要とするものについては、関係課名を起案書の所定欄に記載する。

(収受文書の添付)

第21条 収受文書に基づいて、処理した決裁文書には、当該収受文書を必ず添えなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第22条 秘密を要する文書は封筒に入れる等、秘密を保つことができる方法により取り扱わなければならない。処理後においてなお秘密を要する場合も同様とする。

(合議)

第23条 事案の処理施行が他の課に直接関係のある文書は、当該関係課に合議しなければならない。ただし、会議等において決定した事項は、関係課への合議を省略することができる。

2 主管課長は、前項ただし書の規定により合議を省略したときは、直ちに決定又は処理した事項を関係課に通知し、又は連絡しなければならない。

3 特に重要若しくは異例な文書又は急を要する文書その他必要と認める文書の合議は、関係課の長(以下「関係課長」という。)の参集を求めて協議し、全員の同意をもって合議に代えることができる。

(合議を受けた場合の処理)

第24条 前条の規定により合議を受けた関係課長は速やかに同意、不同意を決定するように努め、合議事項について異議があるときは主管課長に協議し、なお協議がととのわないときは、意見を付して上司の決裁を受けなければならない。

(合議文書の変更等の通知)

第25条 合議をした文書で、その後起案の趣旨が変更され、又は否決されたものは、その旨を合議済の関係課長に通知しなければならない。

(未処理文書の整理)

第26条 主管課において配布を受けた文書は、常にその処理状況が分かるように処理して定位置に保管しなければならない。

第5章 文書の施行及び発送

(自発的な発議文書の登録)

第27条 主管課が自発的に作成した決裁文書は、当該文書経理簿に次に掲げる事項を記載して文書を登録しなければならない。ただし、文書保存種別基準(別表)に定める文書のうち第3種以下の文書については、文書経理簿による登録を省略することができる。

(1) 文書の件名

(2) 文書の分類記号番号

(3) 発信者名及び受信者名

(4) 文書の発送区分

(緊急文書の取扱い)

第28条 緊急に処理する必要があり、かつ、条例の手続きを経る暇のない事案は、直ちに口頭により決裁を受けて処理することができる。この場合においては、事後第17条以下の規定に準じて正規の手続を執らなければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第29条 決裁済文書は、主管課長において当該文書経理簿に決裁年月日を記入した上、施行を要する決裁文書は、直ちに浄書する。

(浄書)

第30条 主管課長は、施行を要する文書が決裁になったときは、直ちに担当者に浄書させなければならない。

2 浄書した文書は、決裁文書と照合して正確を図らなければならない。

(文書の施行者名)

第31条 文書の施行者は、村長の職氏名を用いなければならない。ただし、事案の性質により、副村長名、村名又は村役場名を用いることができる。

2 軽易な文書については、課長名を用いることができる。

3 対内文書には職名を用い、氏名等は省略するものとする。

(文書の施行日)

第32条 文書の施行日は、主管課長が定める。

(公印)

第33条 施行する文書には、文書主管課長において公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書その他公印及び契印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。

2 施行する文書に公印を押したときは、担当者は公印使用簿(様式第3号)に必要事項を記載しなければならない。

(文書の発送)

第34条 施行する文書は、すべて文書主管課で発送するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、主管課で直接発送する必要のあるもの又は発送先が多数におよぶもの等については、主管課において発送するものとする。

(発送文書の取扱い)

第35条 発送を必要とする文書は、文書主管課で郵便受付簿(様式第4号)に必要事項を記載の上、発送することを原則とする。

(施行等の記録)

第36条 文書の施行及び発送等処理が完結したときは、当該主管課において文書経理簿に完結年月日を記入しなければならない。

(文書の完結日)

第37条 文書の完結日は、次の各号による。

(1) 帳簿類

 2年以上継続して記録する帳簿類は、最終年度の記録を終わった日

 加除式の帳簿類から除冊された帳簿類は除冊された日

 その他の帳簿類は、最終の記録の終わった日

(2) 出納の証拠書類は、その出納のあった日

(3) 契約文書は、その契約を締結した日

(4) その他一般文書は、当該文書の決裁のあった日。ただし、施行を要する文書については施行した日

2 前項第4号において、同一事案について作成された2件以上の文書がある場合は、最終の文書が完結した日を全体の文書の完結日とする。

第6章 文書の整理保存

(保存期間)

第38条 文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるもの(以下「法定期間」という。)を除くほか、次に掲げるものとする。

第1種 永久

第2種 10年

第3種 5年

第4種 1年

(保存種別の基準)

第39条 文書の保存種別の基準は、別表のとおりとする。

(保存期間の起算日)

第40条 文書の保存期間は、文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、出納の証拠書類は、当該出納に係る決算の終わった日の属する年度の翌年度4月1日からとする。

(文書の保管)

第41条 完結した文書は、主管課長において、文書分類表に基づいて分類整理し、必要により活用することができるように保管しなければならない。

(禁止事項)

第42条 保管文書にはこれを抜き取り、取りかえ、若しくは訂正してはならない。

(書庫)

第43条 文書を保存するため書庫を設置する。

2 書庫は、文書主管課長が管理する。

(保存文書の引継ぎ)

第44条 第4条に規定する主管課において保存する期間を経過した文書は、これを書庫に保存する。ただし、このうち保存種別第4種に属する文書については、主管課長においてこれを審査し、廃棄するものとする。

2 主管課長は、書庫に保存することとなった保管文書を、次の各号により編集し、製本して書庫に保管する。

(1) 分類内の種類ごとに整理し、かつ、保存種別ごとに製本すること。

(2) 2以上の種類に関連する文書は、その関係の最も深いものに編集すること。

(3) 2以上の保管文書が保存種別を異にする場合において、相互に極めて密接な関係があるときは、その長期なものに一連文書として編集すること。

(4) 調査書類、図面で同一簿冊に編集することができないものは別冊とし、又は紙袋に収めて別に整理すること。

(5) 表紙及び背表紙をつけ、背表紙には発生年度、分類記号番号、保存年限、廃棄到来年度及び分冊の表示をすること。

(6) 2以上の課に関連する文書は、関連する課の長の協議により、最も関係の深い課においてこれを編集すること。

3 紙数が少ないため前年度以前のものと合わせて製本することが適当なものについては、これを1冊にすることができる。

(文書の廃棄)

第45条 保存期間を経過した保存文書は、主管課長が審査し、速やかに廃棄するものとする。

2 主管課長は、保存期間を経過した保存文書であってもなお保存の必要があると認めるときは更に期間を定めて保存することができる。

(文書廃棄上の注意)

第46条 廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあると認めるものは、その全部若しくは一部を塗り消し、切断し、又は焼却する等適当な方法により処理しなければならない。

第7章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第47条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第48条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第49条 前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機械及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行文書の送信)

第50条 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(電子メールの収受)

第51条 電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書と特定したものは速やかに紙に出力し、文書取扱者に提出しなければならない。

附 則

この規程は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令甲第9号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令甲第6号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

別表(第7条、第27条、第39条関係)

文書保存期間基準表

 

1種

2種

3種

4種

例規

条例、規則その他例規の制定改廃及び解釈運用に関する文書

 

 

 

議会

村議会の議決書及び会議録

 

 

 

行政基本方針組織事務事業の計画

村行政の行政方針及び総合計画に関する文書

 

 

 

村の組織の設置、廃止又は村の行政区画の変更に関する文書

 

 

 

事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書で特に重要なもの

事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書で重要なもの

事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書

事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書で軽易なもの

行政事務一般

 

 

請願、陳情、意見及び提案に関する文書で重要なもの

請願、陳情、意見及び提案に関する文書

 

諮問及び答申に関する文書で重要なもの

諮問及び答申に関する文書

 

公示に関する文書で特に重要なもの

公示に関する文書で重要なもの

公示に関する文書

公示に関する文書で軽易なもの

法律関係が10年を超える契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書

法律関係が5年を超える契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書

契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書

 

 

 

行政上の助言、勧誘及び指導に関する文書で重要なもの

行政上の助言、勧誘及び指導に関する文書

 

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他一般文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもので重要なもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他一般文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもの

通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他一般文書及びこれらを受理したもの

 

監査及び検査に関する文書で特に重要なもの

監査及び検査に関する文書で重要なもの

監査及び検査に関する文書

行政行為等

法律関係が10年を超える許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書

法律関係が5年を超える許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書

許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書

許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で軽易なもの

土地収用に関する文書で重要なもの

土地収用に関する文書

 

 

訴訟、不服申し立て、調停、和解等に関する文書で重要なもの

訴訟、不服申し立て、調停、和解等に関する文書

 

 

損害補償及び損害賠償に関する文書で重要なもの

損害補償及び損害賠償に関する文書

 

 

人事福利厚生等

行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

 

 

 

職員の任免、賞罰等に関する文書で重要なもの

職員の任免、賞罰等に関する文書

 

臨時職員の任用に関する文書

 

職員の服務及び給与に関する文書で特に重要なもの

職員の服務及び給与に関する文書で重要なもの

職員の服務及び給与に関する文書

 

 

職員の福利厚生に関する文書で重要なもの

職員の福利厚生に関する文書

恩給、年金、退職手当及び公務災害補償等の裁定及び認定に関する文書

 

 

 

叙位、叙勲及び褒章に関する文書

 

 

 

儀式、表彰及び褒章に関する文書で特に重要なもの

儀式、表彰及び褒章に関する文書で重要なもの

儀式、表彰及び褒章に関する文書

儀式、表彰及び褒章に関する文書で軽易なもの

財務等

村財政の取得、管理、及び処分に関する文書

 

 

 

予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で特に重要なもの

予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で重要なもの

予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書

予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で軽易なもの

村税の賦課及び徴収に関する文書で特に重要なもの

村税の賦課及び徴収に関する文書で重要なもの

村税の賦課及び徴収に関する文書

村税の賦課及び徴収に関する文書で軽易なもの

法律関係が10年を超える貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約及び損失補償契約に関する文書

法律関係が5年を超える貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約及び損失補償契約に関する文書

貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約及び損失補償契約に関する文書

 

特に重要な工事の執行に関する文書(設計図面を含む。)

重要な工事の執行に関する文書(設計図面を含む。)

 

 

その他

村の配置分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

 

 

 

統計に関する文書

 

 

 

村広報

 

 

 

台帳、帳簿、名簿等で特に重要なもの

台帳、帳簿、名簿等で重要なもの

台帳、帳簿、名簿等

台帳、帳簿、名簿等で軽易なもの

 

 

 

月報、日報、日誌等

前各項に掲げる文書に類するもの、その他長期保存を必要と認められる文書

前各項に掲げる文書に類するもの、その他10年保存を必要と認められる文書

前各項に掲げる文書に類するもの、その他5年保存を必要と認められる文書

前各項に掲げる文書に類するもの、その他1年保存を必要と認められる文書

様式 略

神津島村文書管理規程

平成8年4月1日 訓令第4号

(平成21年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成8年4月1日 訓令第4号
平成19年4月1日 訓令甲第9号
平成21年4月1日 訓令甲第6号